> Interne gebruiker

Een interne gebruiker is altijd gekoppeld aan een medewerker in de HR-module (waar zijn/haar medewerkersgegevens worden geregistreerd). Doorgaans zijn dit niet alleen de eigen medewerkers van het bedrijf of de organisatie, maar ook de tijdelijke medewerkers (via inhuur of met een tijdelijk contract).

Via het gebruikersaccount wordt de user geautoriseerd voor functies, bedrijven, afdelingen etc. in het systeem. Daarbij is een uniek e-mailaccount per gebruiker een vereiste.
Als medewerker kan de gebruiker worden opgenomen in verschillende werkstromen, zoals het goedkeuren van verlofaanvragen, orders, verplichtingen en/of facturen, etc.

> Externe gebruiker

Een externe gebruiker is een gebruiker die beperkt toegang krijgt tot AllSolutions. Deze wordt niet als medewerker geregistreerd en kan dus ook geen onderdeel worden van werkstromen. Een externe user kan wel bepaalde gegevens opvragen (waarvoor hij/zij geautoriseerd is) en communiceren met de backoffice over issues en dergelijke. Dit type wordt met name gebruikt om klanten, leden, leveranciers en andere relaties via een portal (AllSolutions) toegang te geven tot een specifiek afgeschermd gedeelte van de software.

> Toegang tot de omgeving

Gebruikers van AllSolutions hebben standaard de beschikking over een eigen internet-adres (URL) om de software in de cloud te benaderen in de vorm: <klantnaam>.allsolutions.nl. Voor het inloggen van externe gebruikers in de portal kun je ook gebruik maken van een alternatief domein, bijvoorbeeld: www.<klantnaam>.nl of klantportal.<klantnaam>.nl.

Als extra beveiliging is voor het inloggen van interne gebruikers ook Multi-Factor Authenticatie (MFA) beschikbaar. Bij het inloggen kun je naar keuze gebruik maken van een SMS-token. Daarnaast behoort inloggen op basis van single sign-on vanuit Microsoft (Azure Single Sign-On of on-premise ADFS) of Google ook tot de mogelijkheden.

> Eigen 'look and feel'

AllSolutions biedt de vrijheid om de omgeving een eigen uiterlijk mee te geven. Dit betekent dat je de styling van je omgeving kunt aanpassen aan de huisstijl van je eigen organisatie.
Werk je met meerdere bedrijven en/of afdelingen in het systeem en wil je elk bedrijf of afdeling een eigen, herkenbaar uiterlijk geven? Dan kun je ook per bedrijf of afdeling instellen hoe de omgeving eruit ziet. Voor gebruikers is dan direct herkenbaar in welk bedrijf wordt gewerkt.

> Online samenwerken

Met het prikbord in AllSolutions werk je snel en gemakkelijk samen met collega's en/of externe relaties rondom de bedrijfsprocessen, of het nu een offerte, project, helpdeskmelding, werkorder of personeelsdossier is. En met kringen creëer je gemakkelijk sociale netwerken rondom projecten, offertes, klanten of kennisgebieden. Met collega's of met externe relaties. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en is kennis en informatie snel uit te wisselen en terug te vinden.

> De kracht van snel zoeken en vinden

Om informatie snel en gemakkelijk te kunnen vinden in het systeem, beschikt AllSolutions over een metasearch. Dit is een krachtige zoekmachine waarmee je door het gehele systeem kunt zoeken. Daarnaast kun je in AllSolutions ook werken met tags om informatie te markeren en gemakkelijk terug te kunnen vinden. En met de metasearch kun je ook weer snel zoeken op deze tags. Met één veld zoek je dus gemakkelijk over alle entiteiten heen in de database van het gehele systeem en kun je snel relevante informatie vinden. En kun je ook gemakkelijk naar een item zoeken zonder dat je weet waar in het systeem de informatie exact is opgeslagen.

> Maak slim gebruik van 'favorieten'

AllSolutions bied je de mogelijkheid om favorieten op te slaan. Zo breng je gemakkelijk in meer dan één opzicht focus aan! Functies, pagina's of kringen die je vaak gebruikt, kun je snel starten door ze als favoriet op te nemen. En in de grotere AllSolutions browsers kun je favoriete records vastleggen. Handig om specifieke gegevens gemakkelijk te kunnen volgen!

> Borgen van je AO in de software

AllSolutions biedt de mogelijkheid om een uitleg van de gemaakte keuzes en beschrijving van de werkprocessen direct in het systeem vast te leggen. Zo is is de gekozen werkwijze altijd gelijk beschikbaar in het systeem. En nieuwe gebruikers en medewerkers zijn zo meteen op de hoogte van het hoe en waarom.

> Centrale opslag van documenten

In Allsolutions kun je je documenten altijd en overal terugvinden en benaderen in een digitale omgeving. De functionaliteit is volledig geïntegreerd met alle modules in het systeem. Documenten worden binnen AllSolutions altijd gekoppeld aan de bedrijfsentiteit waar ze thuis horen. Of dit nu een relatie is, een project, een medewerker, een intranetpagina of een juridisch dossier. Van Microsoft Office documenten, ingescande documenten, foto's en video's tot pdf files en notities. De meest recente versie van elk document staat voor je klaar. En ook eerdere versies blijven natuurlijk beschikbaar.

De rechten voor de toegang tot documenten en documentmappen kun je per gebruikersgroep instellen: alleen raadplegen of bijvoorbeeld ook documenten mogen toevoegen en/of wijzigen.

> Elektronisch tekenen van documenten

In AllSolutions is het mogelijk om documenten elektronisch ter ondertekening aan te bieden aan klanten. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld het offerteproces volledig digitaal te laten verlopen. Je kunt een document aan elke gebruiker ter ondertekening aanbieden. Dit geeft je ook de mogelijkheid om interne documenten ter beoordeling aan te bieden, zoals beoordelingsformulieren van medewerkers.
Aanvullend biedt AllSolutions een koppeling met Ondertekenen.nl. Dit is een erkende leverancier voor het verzorgen van een elektronische handtekening. Met deze dienst is het mogelijk alle soorten documenten en formulieren digitaal en rechtsgeldig te laten ondertekenen.